Avec ODA, l’outil collaboratif de contrôle de vos factures d’entrée, oubliez les documents au format papier qui passent de service en service pour finir encodés en double dans votre comptabilité : un document électronique unique au format pdf circulera désormais à travers les services de votre entreprise pour, une fois approuvé, générer la pièce comptable…

Parfaite collaboration via les flux d’approbation

• Collaboration fluide, via emails automatiques et plateforme Web partagée, entre les différents services concernés, depuis l’émetteur de la demande jusqu’au comptable en passant par le ou les approbateur(s)
• Définition de règles d’approbation permettant à l’émetteur, en fonction de la nature ou du montant de la facture, de choisir le ou les approbateur(s) concerné(s)

• Définition de « flux d’approbation » si le document requiert une approbation par plusieurs personnes et/ou à plusieurs niveaux : la demande suivra alors son parcours de mail en mail et de service en service, jusqu’à approbation finale

La digitalisation au service de votre productivité

• Processus de scanning à la source par votre service administratif dans leur « station d’approbation », via un scanner intégré ou en batch (par lot), avec saucissonnage automatique des pdf par facture : un gain de temps considérable !

• Envoi automatique d’un mail à l’approbateur, qui se connectera à la plateforme d’approbations d’ODA pour y visualiser la pièce pré-encodée et son pdf attaché, la commenter, l’approuver, la refuser ou encore la transmettre à un second approbateur

• Une fois approuvée, ODA la transformera en pièce comptable dans Equisis, le pdf original (muni d’un tampon de contrôle) toujours attaché à celle-ci
• Dans Equisis, la bibliothèque des documents digitalisés vous permettra, en un clin d’œil, de retrouver la pièce comptable recherchée et la visualiser dans son format pdf

Simplicité, efficacité et contrôles renforcés

• L’outil d’émission des demandes est conçu de telle manière à ce que l’essentiel du travail administratif (saisie de la demande, scan…) ne nécessite pas de compétences comptables
• La facture digitale suivra un parcours d’approbation unique empêchant tout doublon dans Equisis Comptabilité

• Accès détaillé par l’administrateur ODA à l’historique complet du flux de chaque demande
• Accélération du processus de validation ou de refus des factures d’entrée
• Validation à distance de la demande par l’approbateur, via la plateforme Web

Et d’autres fonctionnalités encore au service de votre autonomie

• Mode avancé permettant de déporter complètement la saisie de la facture dans la station d’approbation, selon les mêmes automatismes que dans Equisis : aucun encodage complémentaire requis ensuite
• Mode simplifié, sans saisie de la ventilation ni les mouvements comptables : ces opérations pourront être complétées lors de la création de la facture dans Equisis
• Règle d’auto-approbation pour les factures habituelles ne nécessitant pas d’approbation interne
• Plateforme web d’approbation : un seul outil centralisé, même en mode multi-dossiers
• Activation de la saisie de la demande avec imputations analytiques et budgets
• Etc…