ISIS poursuit la voie de la digitalisation dans son ERP EQUISIS, par l’intégration d’un module « OCR » de reconnaissance optique de caractères, capable de reconnaitre les éléments essentiels d’une facture d’achat et d’ainsi intégralement automatiser la création de la pièce comptable.
Simplicité et fiabilité
- Utilisez une boite mail dédiée à la collecte des emails contenant vos factures en pièces jointes (envoyées par vos fournisseurs ou scannées par vos soins)
- EQUISIS s’occupe du reste : il va d’abord consulter cette boite mail et récupérer les pdf en pièces jointes. A défaut d’une boite mail, rassemblez ces pdf dans un dossier sur votre poste de travail ou sur votre serveur
- L’outil OCR va ensuite analyser chaque facture et identifier les informations-clés de celle-ci : nom du fournisseur, date, montant, référence : la meilleure manière d’éviter les erreurs dues aux encodages manuels !
Gain de temps considérable
- Après décryptage de la facture, EQUISIS utilisera le mécanisme standard pour générer la ventilation « base-TVA » et créer les mouvements comptables, comme si vous aviez encodé manuellement votre facture !
- Par ailleurs, une couche d’intelligence artificielle permettra au fil du temps à l’outil OCR d’identifier de manière plus fiable les fournisseurs, ce qui accélérera encore le processus de saisie.
La digitalisation dans EQUISIS : où en sommes-nous ?
Depuis quelques années déjà, le module EQUISIS Digitalisation vous permet d’associer à chaque pièce comptable une copie digitale du document original, au format pdf (ou autre). Ces fichiers sont précieusement conservés de manière hiérarchisée sur votre serveur : par exercice comptable, période puis journal. L’accès à vos pièces comptables en sera grandement accéléré, puisque vous pourrez les retrouver en un clin d’œil via une simple recherche dans la bibliothèque des documents intégrée à EQUISIS.
Ces fonctionnalités OCR sont déjà disponibles dans le module ODA, l’outil d’approbation de factures associé à EQUISIS, et seront prochainement intégrées dans la saisie comptable d’EQUISIS. A terme, nous imaginons également utiliser ce système de reconnaissance optique pour d’autres documents plus spécifiques : bordereaux, reçus,…
Découvrez les avantages du module OCR
Vous souhaitez découvrir concrètement l’outil OCR développé par ISIS ? Contactez Eric Lucassen pour une courte présentation à distance !